Dairi, TransTV45.com|| Sekretaris Daerah Pakpak Bharat, Jalan Berutu, S.Pd, MM memimpin seminar sistem manajemen surat menyurat dan pengarsipan, Selasa (13/09/2022). Acara yang dilaksanakan di Ruang Aula Sada Ari, dihadiri beberapa pemangku kepentingan Sekda Pakpak Bharat Jalan Berutu mengatakan bahwa infektif menggunakan E-surat sebagai program kerja pemerintahan, Dalam hasil sosialisasi tersebut dihadiri berbagi pembangku kepentingan, komitmen dalam melaksanakan penggunaan E-sura mengingat sumber bahan kertas juga terbatas juga akan mempermudah kearsipan dan semua tentang surat menyurat menjadi lebih mudah dan efisien.
Dalam mendukung pengelolaan arsip dinamis secara digital. Kehadiran teknologi dalam pengurusan surat menyurat berupa aplikasi e-Surat memberi keuntungan pengelolaan arsip dinamis aktif secara elektronik dibandingkan pengelolaan arsip secara konvensional karena cepat dan lengkap. Namun terlihat dari hasil observasi tidak semua user atau pegawai dapat memanfaatkan aplikasi e-Surat dalam pengurusan surat, penyimpanan arsip maupun penemuan kembali arsip karena pengguna tidak dapat mengoperasikan aplikasi e-Surat secara baik.
Aplikasi e-Surat yang dimanfaatkan oleh pemerintah Pakpak Bharat perlu dikaji untuk mengetahui apakah sistem informasi tersebut benar-benar bisa diterima pengguna atau tidak. Hal ini yang melandasi perlu dilakukan kajian tentang penerimaan pengguna terhadap sistem informasi.
Jalan Berutu juga menyampaikan tujuan dilaksanakannya sistem e-surat ini adalah untuk meningkatkan kecepatan dan keakuratan penyampaian informasi, memudahkan pimpinan dan staf dalam melacak aliran surat, memudahkan pimpinan dalam memberikan perintah berupa disposisi atas surat yang diterima, meningkatkan keandalan dokumentasi karena seluruh informasi tersimpan dalam bentuk digital, dan meningkatkan keamanan surat karena surat hanya dapat diakses oleh pihak yang berwenang.
Selain itu juga untuk memberikan kenyamanan dalam pengelolaan surat dengan antar muka yang mudah dipahami dan digunakan, memangkas anggaran secara signifikan dengan mengurangi biaya alat tulis kantor (ATK).
Seluruh naskah dinas surat menyurat di Kabupaten Pakpak Bharat harus menggunakan aplikasi yang bernama “SADA”.
Dengan diterapkannya aplikasi ini di seluruh perangkat daerah dengan harapan dapat mempermudah komunikasi dan koordinasi antar Instansi dan akses informasi kearsipan yang diperlukan oleh publik. Aplikasi ini juga diharapkan dapat meningkatkan tata kelola kearsipan secara digital akan dapat terekam dengan baik.
Sehingga nantinya akan menjadi bukti akuntabilitas dan memori kolektif serta mendukung upaya penghematan pada kertas, tegas Jalan Berutu.||Hendri Angkat
